W 2019 r., wdrażając wymogi Czwartego Pakietu Kolejowego Unii Europejskiej, litewskie firmy działające na rynku kolejowym przeszły do liberalizacji. W tym czasie najważniejsza grupa kolejowa w regionie bałtyckim, Lietuvos Geležinkeliai, zreorganizowała swoją działalność. Drugi co do wielkości przewoźnik kolejowy na Litwie, operator manewrowy Gargždų Geležinkelis, będący wówczas w dwudziestym roku swojej działalności, otrzymał możliwość wykroczenia poza samo manewrowanie. Gdy tylko zaczęły się zmiany, Gargždų Geležinkelis zaczął szukać sposobów, aby dostosować się do obecnych realiów. Celem była cyfryzacja procesów, utrzymanie rentowności w głęboko zmienionym środowisku konkurencyjnym i przygotowanie się do sytuacji biznesowej.
Odpowiedzią na wiele wyzwań okazały się technologie i fundamentalna cyfryzacja procesów. Gargždų Geležinkelis zdołał w niecały rok zostać pierwszym dostawcą usług manewrowych w Litwie, który w pełni zdigitalizował swoje procedury operacyjne. Było to możliwe tylko przy pomocy oprogramowania nowej generacji do obsługi transportu kolejowego – CargoRail.
Zaczęliśmy zbierać krytyczne dane od podstaw
Gargždų Geležinkelis działa w kilku ważnych węzłach towarowych: na dworcu kolejowym Draugystė, największym w Litwie, przez który każdego roku przewozi się 15 mln ton towarów; na stacji kolejowej Rimkai, gdzie obsługuje ponad dziesięciu różnych rodzajów klientów towarowych; oraz na stacji kolejowej Mockava na granicy litewsko-polskiej.
Na początku 2020 r. Gargždų Geležinkelis nie posiadało własnego systemu gromadzenia wszystkich informacji potrzebnych do prowadzenia działalności. Jednak po zmianach strukturalnych w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej posiadanie takiego solidnego i autonomicznego systemu staje się niezbędne.
"Potrzebowaliśmy systemu, w którym moglibyśmy:
przetwarzać dane dotyczące operacji,
prowadzić księgowość za usługi,
zweryfikować dane otrzymane od zarządcy infrastruktury,
wystawiać faktury klientom,
obsługiwać inne krytyczne zadania administracyjne.
Chcieliśmy, aby nowe narzędzie zoptymalizowało nasze działania, nie wymagając znacznych inwestycji informatycznych czy kadrowych. Planujemy wykorzystać szansę, jaką stwarzają wymogi Unii Europejskiej, aby rozpocząć działalność również na liniach głównych. Krótko mówiąc, szukaliśmy solidnego systemu, który spełniłby wszystkie te potrzeby” – mówi Gintautas Lukauskas, dyrektor handlowy w Gargždų Geležinkelis.
Korzystanie z inteligentnych urządzeń zasadniczo zmieniło niektóre procesy operacyjne.
Szef handlu zauważa, że firma sformułowała kilka konkretnych wymagań, aby znaleźć system, który spełni te potrzeby.
Po pierwsze, deweloper systemu powinien mieć już doświadczenie w pracy z branżą kolejową;
po drugie, deweloper nie powinien być daleko i powinien udzielać porad i wsparcia technicznego w języku litewskim;
po trzecie, nowy system powinien pomóc w wykonywaniu zadań manewrowych zarówno na torach szerokotorowych, jak i wąskotorowych.
Najlepiej do wszystkich tych wymagań odpowiadało oprogramowanie nowej generacji CargoRail dla transportu kolejowego, opracowane przez litewski zespół „Blue Bridge Code”. System ten dostosowuje procesy na każdym stanowisku, umożliwiając kompletowanie dokumentów w czasie rzeczywistym na urządzeniach inteligentnych, scentralizowane rozliczanie usług oraz automatyczne przygotowywanie wymaganych dokumentów. Poza tym jest to pierwszy system obsługujący operacje zarówno na torach wąskotorowych, jak i szerokotorowych. Posiada obowiązkowe integracje przewoźnika - zarządcy infrastruktury, służby celnej, portu morskiego i innych podmiotów.
Rozpoczynając korzystanie z systemu od początku 2020 roku, Pan Lukauskas przypomina, że zmianę odczuł cały zespół 67 pracowników. Tak więc zakup systemu można śmiało nazwać początkiem pełnej cyfryzacji. Tam, gdzie wcześniej jedna osoba zajmowała się przetwarzaniem danych i dokumentami, przy rozpoczęciu korzystania z CargoRail cały zespół zaangażował się w ten proces. Przede wszystkim kierowcy i konduktorzy dostali inteligentne urządzenia – telefony i tablety – do wprowadzania operacji w systemie w czasie rzeczywistym. Na przykład dokonywali inspekcji wagonów, podpinali lub odłączali wagony i tak dalej, pozwalając im jednym kliknięciem rozliczać usługi i równie szybko wystawiać faktury.
„Powiedziałbym, że to właśnie możliwość wykonywania tylu działań w czasie rzeczywistym była kluczową zmianą. Zespół potrzebował trochę czasu, aby nabrać nowych nawyków i nie bał się wzięcia na siebie odpowiedzialności. Swoją drogą, ten proces był wygodniejszy dzięki temu, że łatwo jest śledzić dane i szybko naprawiać wszelkie błędy w nowym systemie. Nie byliśmy więc zaskoczeni, że wkrótce cały zespół docenił wygodę nowego systemu” – mówi dyrektor ds. handlu w Gargždų Geležinkelis.
Znacznie płynniejsze zbieranie danych było również możliwe dzięki dużo dokładniejszemu rozliczaniu usług świadczonych przez strony trzecie, począwszy od zarządcy infrastruktury. „Podsumowując cyfryzację procesów za pomocą tego systemu, możemy powiedzieć, że pomógł nam jako spółce państwowej osiągnąć większą efektywność i przejrzystość. Rozliczanie z dokładnymi danymi pozwala uniknąć błędów ludzkich, opłat za dodatkowe usługi, i mieć pełną identyfikowalność i rozliczalność danych. Mamy podstawy, by oczekiwać, że już niedługo zebrane dane pomogą nam zoptymalizować nasze działania i poprawić jakość usług – wyjaśnia kierownik.
Narzędzie pomaga zaplanować ambitną przyszłość biznesową.
CargoRail i proces cyfryzacji ośmieliły również Gargždų Geležinkelis do planowania przyszłości jako międzynarodowego przewoźnika, przyznaje Lukauskas.
„Mamy i uczymy się korzystać z potężnego narzędzia cyfrowego. Jego funkcje będą nam potrzebne, gdy wejdziemy na rynek przewoźników. Widzimy duże szanse na skuteczne konkurowanie na nowym rynku. Nasza wiara w przyszłość i rosnąca rola technologii w branży kolejowej inspirowane są również tym, że udało nam się nie tylko dostosować się do zmian, ale także utrzymać zaufanie naszych klientów – mówi szef handlowy firmy.
Historia sukcesu Gargždų Geležinkelis i transformacja biznesowa nie pozostały niezauważone na litewskim rynku kolejowym. – Żartobliwie mówimy, że jesteśmy pierwszym manewrowym, którego kierowcy i konduktorzy używają w pracy inteligentnych urządzeń. Ale czujemy, że nasz przykład zachęca innych graczy na rynku do rozpoczęcia pracy nad cyfryzacją – mówi Lukauskas.
Według jednego z deweloperów CargoRail, Jolanty Skeivelienė, to właśnie problemy przewoźników w całym regionie Bałtyku i Europy Wschodniej były motywacją do stworzenia rozwiązania.
„Prawdziwe przeszkody operacyjne uniemożliwiające regionalnym przewoźnikom wykonywanie ich pracy szybciej i lepiej dyktowały najważniejsze funkcje CargoRail. Współpracując z Gargždų Geležinkelis, mogliśmy na własne oczy zobaczyć, jak funkcje i możliwości systemu, które są już standardowe w innych sektorach biznesowych pomagają znacznie ułatwić pracę przedsiębiorstwom kolejowym, a w niektórych przypadkach również obniżyć koszty. Jesteśmy równie szczęśliwi, że udało nam się zbudować system, który może zasadniczo zmienić procesy operacyjne, pozostając jednocześnie bardzo przyjaznym dla użytkownika” – mówi Skeivelienė.
Zauważa, że główną ideą CargoRail jest prostota interfejsu użytkownika, z wieloma czynnościami, które można wykonać jednym kliknięciem i automatycznym przygotowaniem krytycznych dokumentów. „Dzięki uniwersalności tych funkcji CargoRail może dać przedsiębiorstwom kolejowym każdego typu większą elastyczność bez zwiększania liczby pracowników, umożliwiając obsługę większej liczby klientów i oferowanie im zindywidualizowanych cen oraz zmniejszając ryzyko błędów ludzkich w księgowości i dokumentacji – mówi Skeivelienė, dodając, że przyszłą wizją twórców CargoRail jest litewska branża kolejowa zjednoczona w jednej wspólnej elektronicznej przestrzeni, w której wszystkie strony zaangażowane w transport ładunków mogą łatwiej i szybciej wchodzić ze sobą w interakcje i skuteczniej prowadzić swoją działalność: nie tylko przewoźnicy, manewrowi i zarządcy infrastruktury, ale także służby celne, weterynaryjne i rolnicze oraz straż graniczna.